Cómo proteger con contraseña un archivo de Excel

Si usas una computadora, probablemente tienes algunos documentos de Microsoft Excel en tu Mac o PC que no te gustaría que otras personas los encontraran y leyeran.

Después de todo, Excel es utilizado tanto por consumidores habituales, empresas, instituciones gubernamentales y millones de personas en todo el mundo. Ya sea que esté creando gráficos, convirtiendo archivos PDF o simplemente introduciendo filas y filas de datos, la mejor manera de mantener segura esa información es aprender a proteger un archivo de Excel con una contraseña.

Agregar una contraseña

Paso 1: En Excel, abra el documento que desea proteger con una contraseña.

Paso 2: Haga clic en Archivo , seguido de Información .

Paso 3: A continuación, haga clic en el botón Proteger libro de trabajo . En el menú desplegable, seleccione Encriptar con contraseña .

Mark Coppock/Tendencias Digitales

Paso 4: Excel le pedirá que escriba una contraseña. Elige una que sea complicada y única y anótala en tu gestor de contraseñas.

Es fundamental que lo recuerde, o que tenga acceso a una copia de él en un lugar seguro, ya que si lo olvida, perderá el acceso al archivo de Excel y será muy difícil recuperarlo.

Mark Coppock/Tendencias Digitales

A partir de ahora, cada vez que intente abrir ese archivo, Excel le pedirá que introduzca su nueva contraseña.

Nota: Esta contraseña sólo protege ese documento individual, no todos los documentos de Excel de su PC. Si desea que todos los archivos de Excel tengan una protección similar, deberá proteger cada archivo con una contraseña individualmente o buscar protecciones más avanzadas.

Si desea ver si un archivo de Excel tiene protección con contraseña o no, compruebe la pestaña Info del documento y consulte la sección Proteger libro de trabajo . Le dirá si se necesita una contraseña para abrirla o no.

Ahora que ha protegido con contraseña sus archivos más importantes, podría valer la pena considerar la posibilidad de añadir capas adicionales de seguridad a su sistema. La forma más fácil de proteger un gran número de archivos es encriptarlos. Afortunadamente, los programas de encriptación no son difíciles de encontrar. Los usuarios de Windows 10 Professional tienen incorporada una utilidad de encriptación llamada Bitlocker, pero si quieres descargar una versión gratuita con muchas opciones de personalización para muchos tipos de datos, puedes probar las descargas de código abierto Crypto Expert 8 o VeraCrypt.

Opciones de seguridad adicionales

Excel también le permite aplicar más opciones de seguridad personalizadas a su archivo si es necesario. Es importante saber cuáles son estas otras opciones para que pueda crear la seguridad adecuada para su proyecto. En Proteger documento encontrará varias funciones adicionales que pueden resultar útiles:

Marcar como Final : Esto marcará el archivo como completado, lo que le permite a otras personas saber que no deben hacer ningún cambio. Esto no asegurará el archivo detrás de una contraseña, sin embargo, por lo que realmente no ofrece ninguna seguridad.

Proteger la Hoja Actual : Esto protegerá la hoja de trabajo seleccionada actualmente con una contraseña para que la gente no pueda hacer ningún cambio. Es una opción útil si sólo hay una hoja en el libro de trabajo que desea proteger, y no le importa si la gente puede ver la información, simplemente no quiere que se metan con nada. Usted notará que también hay una opción para hacer esto con la "Estructura del libro de trabajo" que protege los datos a través del libro de trabajo de cambios a menos que la gente tenga la contraseña.

Restringir acceso : Restringir el acceso es una opción interesante utilizada por las organizaciones en las que el departamento de TI ha creado plantillas de seguridad que, en esencia, bloquean los archivos de Excel sólo para determinadas personas o rangos. Es útil en organizaciones más grandes donde algunas personas deberían poder acceder al archivo, pero no todos.

Agregar una Firma Digital : Esto simplemente verifica el archivo como la versión real, lo cual es útil cuando se envía a otras personas u organizaciones, y cuando se asegura de que no ha sido alterado. También ayuda a evitar que se espien los archivos cuando se envían digitalmente.

¿Quieres saber más sobre el tema? Aquí está nuestra guía de cursos intensivos de encriptación, y otra sobre cómo empezar a ocultar archivos en Windows 10.

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