Cómo utilizar Google Drive

De todos los servicios de almacenamiento en la nube y sincronización de archivos disponibles, Google Drive es posiblemente el mejor. La idea detrás de esto es simple: Coloque o cree un archivo en la unidad y siempre que tenga acceso a Internet (o descargue la extensión Chrome sin conexión), podrá ver y editar archivos en cualquier dispositivo compatible. Claro que Google no es la única empresa que ofrece este tipo de servicio, pero dada su perfecta integración con otros servicios de Google y su sencillo conjunto de herramientas de colaboración, Drive se destaca fácilmente del resto.

De hecho, es probablemente uno de los servicios cloud más fáciles de usar. Por lo tanto, en lugar de proporcionarle cada detalle bajo el sol, esta guía le ofrece una breve introducción a la interfaz de la unidad, lo que le permite navegar y utilizar mejor la suite. También hemos incluido algunos consejos para ayudarte a sacar el máximo partido de la oferta gratuita de Google.

Introducción

Acceso a la unidad de Google

Paso 1 : Si aún no tiene una, deberá obtener una cuenta de Google antes de proceder con la unidad. Registrarse es gratuito y, de este modo, obtendrá un acceso sencillo y sincronizado a todos los servicios de Google. Tendrá que pagar una cuota si desea más de 15 GB de almacenamiento, pero el hecho de que decida hacerlo no afectará a su capacidad para utilizar el servicio. La descarga de Google Chrome tampoco hace daño, ya que el popular navegador cuenta con una serie de extensiones y herramientas que se integran bien con Drive.

Paso 2 : Una vez que se haya registrado (o iniciado sesión en su cuenta existente), puede acceder a Drive a través de su navegador o de la aplicación móvil dedicada, que actualmente está disponible tanto para Android como para iOS.

Navegando

Una vez que haya iniciado sesión en Drive, haga clic en el botón azul New en la esquina superior izquierda o My Drive , que se encuentra hacia el centro de la pantalla. En la aplicación móvil, presiona el círculo azul con el signo más en la esquina inferior derecha. Esto abre un menú que le permitirá crear o cargar un archivo en la unidad. Puedes hacer una hoja de cálculo, un documento de Word, una presentación de diapositivas, un formulario, un dibujo y un montón de otras cosas a través de aplicaciones de terceros.

No vamos a profundizar en cómo usar cada uno de estos programas gratuitos aquí, pero aquí hay algunos consejos para aprender a usar estos servicios rápidamente:

Consejo 1 : Los botones a través de la unidad son bastante sencillos, pero si no está seguro de lo que hace uno, simplemente pase el ratón por encima. Aparecerá una ventana emergente explicando la función del botón.

Consejo 2: Si alguna vez has utilizado Microsoft Office, es decir, Excel, Word o PowerPoint, el software Hojas, documentos y diapositivas de Google debería resultar familiar. Funcionan de manera similar, y se puede decir que son más intuitivos. No encontrará tantas funciones avanzadas como en el software de Microsoft, pero Drive es gratuito, así que eso es de esperar.

Consejo 3: Aunque puede ir a la página principal de Documentos, Hojas o Diapositivas para ver todos los archivos de ese tipo en un solo lugar, la creación de carpetas podría ser una mejor manera de mantenerse organizado. Para crear una carpeta, haga clic en el botón azul Nuevo en la esquina superior izquierda, seleccione Carpeta, y nombre el directorio del archivo. A continuación, simplemente arrastre su(s) archivo(s) a la carpeta de su elección desde la página principal de la unidad.

También puede seleccionar archivos con estrellas a los que desee acceder más tarde haciendo clic en Añadir estrella en el menú de ese elemento, sin embargo, tenga en cuenta que sólo pueden ser vistos por la persona que los agregó y no por aquellos con los que ha compartido un elemento en particular.

Consejo 4: Otra forma de encontrar rápidamente un elemento en su unidad es utilizando la función Buscar unidad; en la parte superior de cada página hay un campo donde puede buscar un archivo utilizando su nombre o tipo de archivo. Si pulsa la flecha hacia abajo en este campo o Más herramientas de búsqueda , puede especificar aún más y buscar archivos basándose en un criterio específico, como la fecha o con quién ha compartido el archivo.

Sacar el máximo partido de Google Drive

Subir y compartir documentos

Para cargar un documento en la unidad, haga clic en el botón Cargar archivos en Nuevo o Mi unidad y seleccione un archivo de su equipo. La unidad es ideal para uso personal, pero lo que la distingue de otros servicios en la nube son sus potentes herramientas de colaboración. Si necesita trabajar de forma remota con alguien en un proyecto, puede compartir un documento con él y realizar cambios juntos en tiempo real.

Para compartir un documento después de haberlo creado, mire en la esquina superior derecha de la ventana del archivo y busque el botón Compartir .

Para compartir un documento después de haberlo creado, haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha, agregue a sus colaboradores utilizando sus direcciones de correo electrónico y haga clic en el botón azul Hecho en la parte inferior de la ventana. Una vez que se les haya concedido acceso, el documento debería aparecer en la pestaña Compartido conmigo en su panel de control de la unidad, y también se enviará un enlace al documento compartido a su bandeja de entrada de correo electrónico.

Puede utilizar el enlace que se encuentra en la esquina superior derecha del menú Compartir con otros para enviar el archivo mediante texto u otro servicio de mensajería.

Mientras está dentro de un documento compartido, puede ver quién más lo está editando actualmente mirando en la esquina superior derecha de la ventana. Los nombres de los colaboradores se mostrarán en diferentes colores (o con la imagen de su cuenta), para que pueda distinguirlos fácilmente. Simplemente pasa el cursor por encima de cualquier color para ver a quién representa.

Descarga de documentos y acceso a archivos sin conexión

Otra característica útil de la unidad es la posibilidad de ver y editar archivos incluso si no tiene acceso a Internet. Todo lo que tienes que hacer es descargar la extensión Google Docs Offline para Google Chrome. Una vez descargado - y habilitado en la configuración de su unidad - puede acceder a ciertos archivos (Documentos, Hojas y Diapositivas) incluso cuando esté de viaje o sin Internet durante unas horas. Un círculo gris con un rayo a través de él aparecerá junto a su nombre de archivo en la ventana de archivo, haciéndole saber cuando está desconectado.

Una de las desventajas de esto, sin embargo, es que sólo puedes acceder a los archivos que has creado y que no has compartido con nadie. También debe haber abierto Google Drive en su navegador para hacerlo. También se puede acceder a los archivos sin conexión a través de la aplicación para móviles, siempre y cuando haya activado la función en Configuración de antemano.

Adición de varios colaboradores a través de un grupo de Google

Si quieres compartir un documento con un grupo numeroso de personas, puedes evitar tener que introducir cada dirección de correo electrónico de forma individual compartiendo el documento con todo un grupo de Google. Todas las personas de ese grupo (así como las personas que se añadan al grupo más adelante) tendrán acceso a todo lo que hayas compartido.

Compartir varios archivos a la vez

¿Necesita compartir un montón de archivos a la vez? En lugar de compartir cada archivo individualmente, puede moverlos a una carpeta y compartirla. Todas las personas con las que comparta la carpeta tendrán acceso a todos los archivos dentro de ella.

Convertir documentos creados con otros programas

¿Necesita compartir un documento con compañeros de trabajo o amigos para que puedan colaborar en él, pero ya tiene el archivo en otro programa similar? No hay necesidad de preocuparse. Siempre que los documentos estén en el formato correcto, la mayoría de los archivos se pueden convertir fácilmente en Google Docs, que se pueden compartir y editar en colaboración. Para ello, sólo tiene que cargar el archivo deseado y abrirlo en la unidad. A continuación, haga clic en el menú Archivo y seleccione Abrir con.... . Dependiendo del tipo de archivo, Google le sugerirá el programa adecuado para abrirlo. A continuación se muestran los formatos de archivo que actualmente se pueden convertir en Google Drive.

Documentos Hojas de cálculo Presentaciones Dibujos OCR .doc.xls.ppt.wmf.jpg.docx.xlsx.pps.gif.html.ods.pptx.pptx.pngPlanin Texto plano (.txt).csv.pdf.rtf.tsv.txt.tab

Volver a una versión anterior de un documento

Un problema importante de la colaboración es que generalmente es un dolor arreglar algo que alguien más ha estropeado. Afortunadamente, no tienes que preocuparte si te encuentras en una de estas situaciones: Google te cubre las espaldas. La unidad está programada para guardar todas las versiones actualizadas de sus documentos durante 30 días o 100 revisiones, lo que ocurra primero. Esto hace que sea fácil volver a una versión anterior de un documento, si es necesario.

Para recuperar una revisión anterior de un documento, abra el documento que desea cambiar, haga clic en Archivo , y seleccione Ver historial de revisiones en la parte inferior. Después de seleccionar esto, aparecerá una barra a la derecha del documento que lista las revisiones anteriores en orden cronológico. Haga clic en cualquiera de ellos para obtener una vista previa de esa revisión específica. Si es el que busca, haga clic en el enlace azul Restaurar esta versión y todo volverá a su estado anterior.

Uso de Google Drive Apps

La unidad es más que un servicio de sincronización de archivos o una suite de software de oficina. Google claramente tiene planes más grandes para ello. Además de su software propietario, Google ofrece docenas de aplicaciones de terceros a través de Drive, aplicaciones que le permiten crear diagramas, editar fotos, crear modelos en 3D, hacer bocetos y mucho más que aún no hemos descubierto. Los archivos creados dentro de estas aplicaciones se guardarán y sincronizarán en su cuenta de Drive como cualquier otra aplicación de Google. Échales un vistazo aquí.

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