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Hay un sinfín de herramientas, online y off, para organizar tu vida, pero una de las más fáciles de acceder y utilizar es Google Calendar. Con opciones para establecer fechas y horas específicas para eventos y recordatorios, notificaciones enviadas a tu correo electrónico y la capacidad de mantener a otros al tanto de lo que estás haciendo, es una herramienta versátil con un montón de funciones.
Para sacar provecho de todo esto, necesitas aprender a utilizar Google Calendar. Afortunadamente, es más fácil de lo que piensas y en esta guía te enseñaremos todo lo que necesitas saber. En sólo unos clics, tendrá su agenda para las próximas semanas organizada, y nunca más olvidará un cumpleaños.
Para obtener más ayuda con las herramientas en línea de Google, aquí tienes algunos consejos para utilizar Gmail y todo lo que necesitas saber sobre el Asistente de Google.
Utilice su cuenta de Google
Para poder utilizar Google Calendar, es necesario tener una cuenta de Google. Si ya tienes uno de estos programas, y lo tienes, si alguna vez has accedido a Gmail, YouTube o cualquier otra aplicación de Google, haz clic en Google Calendar y salta a la siguiente sección. Si no lo hace, siga los pasos que se indican a continuación para crear uno.
Paso 1: Ir a la página principal de Google Calendar. Cuando aparezca la página de acceso de la cuenta de Google, haga clic en "Más opciones" y, a continuación, en "Crear cuenta".
Paso 2: Complete toda la información relevante en el formulario de cuenta y haga clic en "Siguiente paso" para continuar.
Paso 3: Google puede pedirle que verifique su cuenta mediante un dispositivo móvil. Hazlo y te enviaremos a la pantalla de bienvenida.
Ahora dispone de una cuenta de Google que puede utilizar todos sus servicios, incluido Google Calendar.
Creación de un evento
Podría decirse que el elemento más importante de un calendario es asegurarse de que se le recuerden las fechas importantes. Para hacerlo con Google Calendar, es necesario crear un "evento". He aquí cómo hacerlo.
Paso 1: Busque la fecha y la hora en la que el evento está teniendo lugar. Haga clic en el bloque correspondiente. Alternativamente, haga clic en el botón rojo "+" en la esquina inferior derecha.
Paso 2: Elija si desea que sea un evento con detalles adicionales o un simple recordatorio. Los recordatorios se pueden configurar para que se repitan regularmente, mientras que los eventos se diseñan como ocasiones únicas de las que necesita que se le notifique.
Paso 3: Escribe un título para tu evento y usa las opciones de tiempo para seleccionar cuánto durará.
Paso 4: Si eso es todo lo que necesitas, pulsa el botón "Guardar", pero si quieres añadir más detalles, haz clic en "Más opciones".
Paso 5: En la página que aparece, tendrás la oportunidad de crear una lista de invitados e invitar a la gente a ella, configurar notificaciones en tu dirección de correo electrónico en momentos específicos, añadir una ubicación y añadir una descripción detallada de lo que está sucediendo.
Listas de invitados
Si tienes muchos amigos y familiares que vienen a tu evento, puede ser útil crear una lista de invitados, y puedes hacerlo desde el menú "Más opciones" de Google Calendar. Para ver cómo organizar todo en tu dispositivo móvil, aquí tienes algunas alternativas.
Paso 1: Seleccione su gran evento y diríjase a "Más opciones" como antes.
Paso 2: A la derecha verás una sección específica para "Invitados". Decida si desea que sus invitados puedan invitar a otros y ver la lista total de invitados, e incluso modificar el propio evento, utilizando las casillas de verificación.
Paso 3: Cuando lo hayas decidido, haz clic en la casilla "Añadir invitados" y empieza a introducir nombres. Si los invitados ya forman parte de su libreta de direcciones de Google, un nombre real será suficiente. Si no es así, tendrá que introducir su dirección de correo electrónico completa.
Paso 4: Cuando haya completado su lista de invitados, si el evento está completamente detallado, pulse el botón "Guardar". Aparecerá una notificación preguntándole si desea enviar un correo electrónico a los invitados. Al hacer clic en "Enviar" se les enviará un correo electrónico informándoles sobre el evento, quiénes van a asistir y preguntándoles si podrán asistir.
Compartir el calendario
Aunque puedes invitar a la gente a eventos, si quieres que alguien o un grupo sepa exactamente lo que estás haciendo en las próximas semanas y meses, siempre puedes compartir todo tu calendario con ellos. Aquí está cómo hacerlo.
Paso 1: En la página principal de tu calendario, mira en el panel izquierdo donde verás "Mis calendarios". Pase el ratón por encima del calendario que desea compartir y haga clic en el icono del menú de tres puntos que aparece a la derecha, seguido de "Configuración y uso compartido".
Paso 2: El menú que aparece tiene muchas opciones, pero estás buscando la tercera casilla hacia abajo, "Compartir con gente específica". Haga clic en el enlace "Añadir personas" y, a continuación, introduzca los nombres o la dirección de correo electrónico que corresponda.
Paso 3: Cuando haya añadido con quién desea compartir el calendario, también puede modificar el control que tienen sobre él.
Paso 4: Cuando estés satisfecho con tu configuración de uso compartido, haz clic en el enlace "Enviar" para que la gente conozca su nueva visión de tu horario y su capacidad para modificarlo. Si quieres seguir añadiendo o ajustando tu calendario después de eso, pulsa la flecha de atrás en la esquina superior izquierda.
