Cómo crear una tabla pivotante en Excel para rebanar y trocear sus datos

Mark Coppock/Digital TrendsMicrosoft Excel 2016, que se encuentra en la suite Office, es la última y más grande aplicación de hoja de cálculo de Redmond, y hay una buena razón por la que muchos crujientes de números la utilizan para todas sus necesidades de crujido de números. Mientras que Excel está bien para hojas de cálculo simples para realizar un seguimiento de los gastos o crear calendarios, tiene su propia utilidad cuando se necesita cortar y cortar y luego presentar datos complejos. Aquí le mostramos cómo crear una tabla pivotante en Excel para aprovechar una de las herramientas más potentes de la aplicación.

Antes de empezar, ¿para qué sirven exactamente las tablas pivotantes? En pocas palabras, las tablas dinámicas le permiten ver los mismos datos de diferentes maneras y desde diferentes ángulos, para que sea más fácil realizar análisis en profundidad y detectar tendencias importantes. Cuando esté evaluando los resultados de ventas, por ejemplo, es posible que desee ver a una persona en particular, un producto específico o un período de tiempo específico. Con una tabla pivotante, usted puede crear un grupo de información y luego cambiar fácilmente su enfoque de una cosa a otra - un análisis que sería tedioso de realizar manualmente.

Tenga en cuenta que necesitará la versión completa de Excel 2016 para utilizar las tablas dinámicas. La versión de Windows 10 de Excel de la Plataforma Universal de Windows (UWP) no incluye esa y muchas otras características avanzadas de Excel. Por último, si desea probar nuevas funciones de Excel, únase al programa Office Insider y quizás sea el primero en experimentar una nueva función de tabla pivotante.

Paso 1: Prepare sus datos

Quizás el paso más importante en el uso de las tablas dinámicas de Excel es organizar cuidadosamente sus datos. La forma más fácil de hacerlo es utilizar tablas de Excel, que le permiten añadir filas que se incluirán en la tabla pivotante cada vez que pulse refrescar. Pero, como mínimo, desea que sus datos estén en forma de tabla con cabeceras de columna informativas y con datos coherentes dentro de las columnas.

Por ejemplo, supongamos que desea analizar la información de ventas de su empresa. Usted tiene seis vendedores que venden tres productos en varias regiones. Sus productos se adaptan a cada cliente, por lo que los precios varían. He aquí una tabla de muestra con información ficticia para darle una idea de cómo se pueden organizar los datos con una tabla pivotante en mente.

La tabla se creó simplemente introduciendo primero los datos, luego seleccionando el rango completo y luego yendo a Insertar> Tabla. Una vez más, no tiene que dar este paso, pero se recomienda si desea añadir más filas de datos más adelante y hacer más fácil la actualización de la tabla pivotante.

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Paso 2: Intente una recomendación

Excel está lleno de ingeniosos trucos para hacer más fácil el trabajo con los datos, y siempre que sea posible intentará adivinar qué es lo que quiere lograr y luego llevará a cabo automáticamente unos cuantos pasos. Esta naturaleza útil se demuestra aquí con la herramienta Tablas pivotantes recomendadas, que examina los datos y ofrece algunas opciones lógicas sobre cómo analizar y presentar las cosas.

Para utilizar una tabla pivotante recomendada, simplemente vaya a Insertar> Tablas pivotantes recomendadas. Excel le presentará algunas opciones para que las considere. En nuestro ejemplo, Excel ofrece la posibilidad de crear 10 tablas pivotantes diferentes que analizan varios ángulos diferentes de nuestros datos de ventas. Tenga en cuenta que la forma de etiquetar sus columnas es importante; Excel lee estas cabeceras y ofrece recomendaciones que tienen más sentido. Si desea ver los precios de venta, por ejemplo, no utilice el término "coste", ya que Excel basará su recomendación en consecuencia.

Una recomendación es "Suma de las ventas totales por cliente". Si elegimos esa opción, Excel procederá a crear la tabla pivotante.

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Observe que la tabla pivotante muestra sólo los datos que son pertinentes a nuestro análisis actual. En el lado derecho, encontrará los criterios que Excel utilizó para crearlo en el cuadro de diálogo Campos de la tabla pivotante. En la siguiente sección sobre personalización veremos lo que significa cada uno de estos campos.

Paso 3: Personalice su tabla pivotante

Cada uno de los elementos de este cuadro de diálogo es importante para determinar cómo funcionará la tabla dinámica. Haga clic en el diente de configuración para cambiar el aspecto de este cuadro de diálogo a lo que mejor se adapte a sus necesidades.

Selección de campos

En este caso, se seleccionan las columnas que se incluirán en la tabla pivotante. La forma en que los datos se completarán en la tabla pivotante viene determinada por el tipo de datos que representa: Excel calculará para usted si desea agregar una columna a la tabla pivotante o si desea agregar los datos del campo dentro de la tabla. Por ejemplo, si selecciona "Artículos", Excel asume que desea añadir el número de artículos para cada cliente.

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Por otro lado, si selecciona "Fecha", Excel coloca los datos en la tabla y organiza las ventas según el momento en que ocurrieron.

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Mientras trabaja en sus propias tablas dinámicas, puede experimentar para ver cómo los campos añadidos y eliminados afectan a los datos que se muestran. Usted encontrará que Excel hace un gran trabajo de hacer selecciones que tienen sentido, pero también puede cambiar las cosas si las opciones de Excel no tienen sentido.

Filtros

Arrastre los elementos de la lista de selección de campos a la sección "Filtros" si desea limitar los datos que se muestran. Por ejemplo, si arrastra "Cliente" a la sección "Filtros", podrá mostrar fácilmente sólo los datos de uno o varios clientes.

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Columnas

Arrastrando los campos a la sección "Columnas", puede ampliar el modo en que se están notificando sus datos. De nuevo, cuando arrastra un campo a esta sección, Excel intentará averiguar cómo desea que se presenten los datos. Por ejemplo, si arrastra "Fecha" a la sección "Columnas", Excel mostrará las ventas como resumidas para el período de tiempo más lógico, que en este caso es por mes. Esto sería útil si su principal preocupación fuera cuánto se vendió mensualmente, teniendo en cuenta los patrones de compra de los clientes.


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Filas

Del mismo modo, puede arrastrar campos a la sección "Filas" para insertar diferentes datos en las filas de la tabla pivotante. Una vez más, si arrastramos "Fecha" a la sección "Filas", Excel desglosará las ventas por cliente por mes, pero los datos se resumirán por cliente y no por mes como en el ejemplo anterior. En este caso, lo que más le preocupa es cuánto vendió a cada cliente, pero también quiere detectar cualquier tendencia basada en el tiempo.


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Valores

Finalmente, la sección "Valores" determina cómo se analizan los datos. En todos nuestros ejemplos hasta ahora, hemos estado mirando las ventas totales. Si hace clic en la flecha hacia abajo en esta sección, puede configurar los ajustes del campo de valor para que se vea en un cálculo numérico diferente.

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Por ejemplo, supongamos que desea ver los promedios de ventas en lugar de las ventas totales. Simplemente seleccione "Promedio" en el cuadro de diálogo de configuración del campo de valor. También puede configurar el formato de número para que los resultados tengan más sentido.

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Ahora, en lugar de considerar las ventas totales por cliente, y luego calcular un total general, estamos viendo el promedio de ventas por compañía y luego el promedio de ventas en toda la compañía. Esto sería útil para evaluar qué clientes están por encima o por debajo de la media de ventas, por ejemplo, y por lo tanto cuáles merecen más (o menos) atención. En nuestro ejemplo, quizás Acme Engineering y Jones Roofing no merecen tanta atención de ventas como los otros.

Claramente, las tablas pivotantes ofrecen una gran variedad de opciones para facilitar el corte y el troceado de los datos. El truco para usar las tablas pivotantes de manera efectiva es decidir exactamente lo que desea ver antes de comenzar a aplicar las opciones. También quieres asegurarte de que tus datos coinciden con la forma en que has dispuesto tu tabla y con la forma en que has nombrado tus cabeceras. Cuanto más cuidadoso sea el montaje, más eficaces serán sus tablas pivotantes.

Paso 4: Cree sus propias tablas dinámicas desde cero

Una vez que haya jugado con la función de tabla pivotante y haya comprendido cómo las distintas opciones afectan a sus datos, puede empezar a crear una tabla pivotante desde cero. El proceso es similar al de usar una recomendación, sólo que usted va a Insertar> PivotTable y luego selecciona manualmente sus datos como su primer paso.

En nuestro caso, eso significa seleccionar la Tabla 1, pero también podríamos seleccionar un rango de datos o extraerlos de una fuente de datos externa. También podemos decidir si queremos crear una nueva hoja de trabajo o colocar la tabla pivotante junto a nuestros datos en un lugar determinado de la hoja de trabajo existente.

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Una vez que hemos hecho nuestra selección, se nos presenta una tabla pivotante en blanco y nuestro cuadro de diálogo Campos de la tabla pivotante.

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La creación de nuestra propia tabla pivotante es entonces una simple cuestión de seleccionar campos y determinar cómo queremos que se calculen y muestren los datos. Digamos que queremos ver cómo se desempeñaron los vendedores por mes, con un gran total de ventas para el año. Seleccionaríamos los campos "Vendedor", "Fecha" y "Total de ventas", arrastraríamos el campo "Vendedor" a la sección "Filtros" y configuraríamos los valores para que se muestren como moneda. Excel añade automáticamente los ítems de fecha relevantes a la sección "Filas" y asume que queremos ver las sumas.


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Por defecto, Excel mostrará todos los datos de todos los vendedores. También podemos seleccionar a un solo vendedor para que vea sólo sus datos. En este caso, vemos que Judy French tuvo ventas en sólo tres meses, a pesar de que sus ventas totales fueron significativas. Eso podría significar que su proceso de venta era más largo porque iba tras las ballenas en lugar de los peces - una conclusión valiosa, si es que es correcta. Quizás sería una buena idea invertir en un asistente para ayudar a Judy a cerrar sus ventas más rápidamente.

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Paso 5: Invierta en algo de aprendizaje

Si desea obtener realmente un buen uso de las tablas dinámicas de Excel, invierta algo de tiempo en aprender un poco más sobre cómo utiliza los distintos tipos de datos. Microsoft ofrece sus propios recursos de formación y hay que tener en cuenta a un gran número de formadores externos.

Sin embargo, en general, esto significa profundizar en Excel de una manera que va más allá del alcance de esta guía. Sin embargo, es de esperar que ahora vea cómo las tablas dinámicas pueden ser una herramienta poderosa en el análisis de sus datos, y es relativamente fácil comenzar siempre y cuando tenga sus datos configurados en el tipo correcto de tabla. Y no podemos enfatizar lo suficiente lo importante que es saber lo que quiere lograr con su tabla pivotante antes de comenzar.

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