Cómo utilizar Google Docs

Tanto si eres estudiante como si eres un profesional en activo, lo más probable es que necesites utilizar un programa de creación de documentos en algún momento. Dependiendo de su campo, es posible que necesite conocer uno realmente bien, o al menos poder utilizar algunas de sus características menos conocidas. Afortunadamente, a diferencia de la reconocida contraparte de Microsoft y algunas de las otras alternativas, Google Drive ofrece una gran variedad de aplicaciones y funciones de productividad de forma gratuita. Aprender los pormenores de la respuesta de Google a Word puede llevar tiempo, sin embargo, suponiendo que no tengas ni idea de cómo navegar por la suite.

Sin embargo, no hay necesidad de preocuparse! Esta guía te guiará a través de las múltiples facetas de Google Docs, para que puedas crear un documento, colaborar con otros y editar tu trabajo en un abrir y cerrar de ojos. Sigue leyendo para obtener todos los detalles o consulta nuestra guía sobre cómo utilizar Google Drive si quieres aprovechar al máximo todo el arsenal de Google.

Paso 1: Configuración de la cuenta de Google

El uso de Google Docs requiere que te registres para obtener una cuenta de Google. Sin embargo, es gratis y su cuenta también le proporciona acceso a Gmail, Google Maps y YouTube, así como a todo el conjunto de unidades.

Para crear una cuenta de Google, vaya a la página de registro. Ingrese su información - incluyendo su nombre, dirección de correo electrónico y fecha de nacimiento - y haga clic en Next Step. Lea la Política de Privacidad y los Términos de Servicio y haga clic en Acepto . Felicitaciones! Ahora tienes una cuenta de Google. Si ya tiene una cuenta, simplemente ingrese como lo haría normalmente.

Paso 2: Ejecución de Google Docs

Existen varias formas de acceder a Google Docs, dependiendo del dispositivo. Puedes descargar la aplicación desde el App Store o Google Play, o hacer clic en el icono Apps en la esquina superior derecha de la página principal de Google (representado por nueve cuadrados). A continuación, debe hacer clic en el botón Docs ; es posible que tenga que hacer clic en More en el menú emergente para verlo.

También puedes ir a Google Drive y seleccionar Docs en el menú Mi unidad en la parte superior, o seleccionar Docs después de haber hecho clic en Nuevo en el lado derecho de la página. La última opción es navegar directamente a Google Docs. Una vez que haya iniciado la aplicación web, estará listo para crear un documento.

Paso 3: Creación de un documento

Para crear un nuevo documento, haz clic en la página en blanco con un signo de adición azul en su interior, que se encuentra en la esquina superior izquierda de la página principal de Google Docs. Si no encuentra este menú, desplácese hacia arriba o haga clic en la flecha roja en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Si está creando un documento desde la unidad, al seleccionar Google Docs después de pulsar Nuevo creará automáticamente un documento en blanco. Si haces clic en la flecha pequeña que aparece a la derecha junto a Google Docs , puedes incluso crear un nuevo documento basado en una plantilla proporcionada. Hay una variedad para elegir, incluyendo currículos, cartas de negocios y una selección de plantillas de terceros. Incluso puede subir un archivo.doc o.docx existente a su unidad haciendo clic en Nuevo , seguido de Subir archivo .

Paso 4: Comenzar a trabajar

Una vez que haya creado un documento, puede ponerse a trabajar. Haga clic en Documento sin título en la esquina superior izquierda para agregar un título al documento. También puede ajustar el tipo de fuente, el tamaño del texto y mucho más a través de la barra de herramientas en la parte superior de la página. Al hacer clic en los tres puntos horizontales que se encuentran cerca del lado derecho de la página, aparecerán algunas opciones de formato adicionales. Si no puede ver el título o la barra de menú en la parte superior de la página, es posible que estas opciones estén ocultas. Si ese es el caso, haga clic en la flecha hacia abajo en la esquina superior derecha para mostrarlos.

Dado que está trabajando en su navegador, cualquier cambio realizado en su documento se guardará automáticamente. Si mira a la derecha de la opción Help en la parte superior de la pantalla, debería ver Saving... o Todos los cambios guardados en Drive . Espere a que aparezca el segundo mensaje antes de salir, sólo para asegurarse de que todo su trabajo ha sido guardado. Para mostrar el Historial de versiones del documento en cuestión, haga clic en Guardar... o Todos los cambios guardados en la unidad , lo que le permitirá revisar los cambios.

Cómo compartir tus cosas

Para compartir sus documentos con otras personas, haga clic en el botón azul Compartir en la esquina superior derecha del documento que desea compartir. El botón quedará atrapado entre la imagen, suponiendo que hayas añadido una a tu cuenta de Google, y el icono de comentarios. A continuación, invite a otros usuarios introduciendo la dirección de correo electrónico correspondiente en la ventana resultante.

Las personas con las que compartes pueden editar, ver o comentar un documento en función de los permisos que les concedas. Esto se puede cambiar tocando el menú directamente a la derecha del campo de dirección vacío. Si desea compartir el documento con personas que no utilizan el correo electrónico, haga clic en Obtener enlace para compartir en la parte superior de la ventana Compartir. Aparecerá un enlace directamente debajo (también se copiará en el portapapeles).

Si hace clic en el botón Avanzado en la esquina inferior derecha de esta ventana, también puede compartir el archivo a través de Gmail, Google+, Facebook o Twitter, pero para ello deberá publicar el documento. Google Docs establece la configuración de privacidad como Privada de forma predeterminada, pero siempre puedes hacer clic en el botón azul Cambiar en el centro de la ventana Avanzado (en "Quién puede acceder") para ajustar la configuración de privacidad.

Usar las funciones de comentario y chat

Con Google Docs, puedes ver en tiempo real cómo otras personas realizan cambios en un documento. Al hacer clic en el botón Comentarios en la esquina superior derecha de la pantalla, usted o cualquier otra persona que se encuentre en el documento puede iniciar una discusión sobre su proyecto. También puede ver qué usuarios están mirando actualmente el documento utilizando la serie de círculos ubicados a la izquierda del botón Comentario . Si nadie, aparte de usted, está mirando una página determinada, no aparecerá nada aquí.

También puede configurarlo para que reciba notificaciones cuando la gente haga cambios en el documento, o cuando alguien mencione su nombre o interactúe con uno de sus comentarios. Esta puede ser una herramienta muy útil para colaborar con grandes grupos de personas o con un grupo que no está en el mismo espacio físico. Si por alguna razón no quieres que los usuarios tengan la opción de añadir comentarios a un documento dado, también puedes cambiar el modo de edición (más información en la siguiente sección).

Conozca los diferentes modos de edición

Situadas directamente debajo del botón Compartir se encuentran las opciones para ver, sugerir ediciones y editar documentos. Mientras que la opción Editar le permite hacer ediciones, Sugerir y Ver le permite sugerir ediciones y ver o imprimir su documento, respectivamente. La opción Suggesting es similar a la función Track Changes en Word, y denotará cualquier cambio realizado en el documento en verde. Esto da a otros usuarios la opción de aprobar o borrar estas ediciones antes de que pasen a formar parte del documento final. Incluso si no está utilizando el modo Sugerir , siempre puede ver el historial de revisiones de un documento yendo a Archivo> Historial de versiones> Ver historial de revisiones .

Pruebe un tipo de documento diferente

Google Drive tiene mucho más que ofrecer que sólo documentos de texto. Slides, por ejemplo, es la versión de Microsoft PowerPoint de Google, mientras que Sheets es la versión de Microsoft Excel de la empresa. Aunque no siempre tan amplia como Office 365 en términos de funcionalidad, la G Suite es una forma útil y conveniente de crear contenido en línea, y es gratuita una vez que se tiene una cuenta de Google.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

¡NO sigas este enlace o serás bloqueado en este sitio!